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大分大学生活協同組合

1.目的
(1) 個人の尊厳と権利を承認することは自由と正義、民主主義、そして平和の基礎です。この権利の構成部分であるプライバシーに関する権利は、人間にとってもっとも基本的な人間関係を維持構築するうえで不可欠であり、人格的生存を支える根底に位置する権利です。プライバシーに関する権利は、個人情報の収集、管理、利用、開示、提供のすべてについて、本人の意思が尊重されることを保障するものです。

(2) プライバシーに関する権利としての個人に関する情報の取り扱いは、個人の人格尊重の理念のもとに慎重かつ適正になされなければなりません。

(3) この個人情報保護方針は、大分大学生活協同組合(以下「当生協」)といいます)が取り扱う、プライバシーに関する権利としての個人情報の適切な保護のために、職員がその業務を遂行するにあたって遵守すべき指針です。

2.定義
(1) 個人情報とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述または個人別に付された番号、記号その他の符号、画像、音声によって当該個人を識別できるもの(他の情報と照合して容易に識別できるものも含みます)をいいます。

(2) 個人情報の取得とは、業務の遂行のために個人に関する情報の提供を受け、保有することをいいます。

(3) 本人とは、自己に関する個人情報を提供する当該個人をいいます。

(4) 本人の同意とは、本人が署名または記名押印、口頭による回答等の明示的な方法により、自己に関する個人情報の取扱いを承諾する意思表示を行うことをいいます。ただし、書面の交付等による加入や各種の申込等において、個人情報の利用に関する事項を通知または公表している場合は、反対の意思を表明しない等の黙示的方法による意思表示を含めることができます。

(5) 受領者とは、個人情報の提供を受ける者をいいます。

3.個人情報の取得および利用に関する措置
(1)個人情報の取得は業務を行うために必要な範囲内とします。

(2)個人情報の取得は適法かつ公正な手段によって行います。

(3)ただし、業務に必要で本人の明確な同意および法令等の定めがある場合は除きます。

(4)本人から直接に個人情報を取得する際には、少なくとも以下の事項を通知または公表し、利用又は提供の同意を得ます。

  1) 個人情報の利用の目的
  2) 個人情報の提供が予定されている場合には、その目的、情報の受領者、個人情報の取扱いに関する契約の有無
  3) 個人情報を提供しなかった場合に生じる結果
  4) 個人情報の開示を求める権利、及び当該情報が誤っている場合の訂正又は削除を要求する権利とその権利を行使するための方法および連絡先

(5)本人以外から間接的に本人の個人情報を取得する場合も利用目的を明示し、以下を除き本人の同意を得ます。

  1) あらかじめ本人が自己の情報の提供を予定し、あるいは同意している場合
  2) 提供者と当組合との間で個人情報に関する守秘義務契約を締結している場合
  3) 本人が不特定多数のものに公開している情報

(6)個人情報の利用は利用目的の範囲内で行います。

(7)利用目的の範囲を超えて個人情報の利用を行う場合は、以下を通知しあらかじめ本人の同意を得て、情報利用より前に拒絶の機会を与えます。

  1) 個人情報の取得及び利用の目的
  2) 個人情報の提供が予定されている場合には、その目的、情報の受領者、個人情報の取扱いに関する契約の有無
  3) 個人情報の開示を求める権利、及び当該情報が誤っている場合の訂正又は削除を要求する権利とその権利を行使するための方法および連絡先

 

4.個人情報の提供に関する措置
(1)個人情報の提供は、原則として利用目的の範囲内で行います。

(2)個人情報を利用目的内で提供する場合は、「3.個人情報の取得および利用に関する措置」1)から3)までを書面により通知し、あらかじめ本人の同意を得、または提供より前の時点で本人に拒絶の機会を与える等、本人による事前の了解のもとに行います。ただし、以下に該当する場合においてはこの限りではありません。

  1) 本人からの個人情報の取得時に、あらかじめ当該情報の提供を予定している旨の同意を得ている受領者に対して提供を行う場合
  2) 提供した個人情報に関する守秘義務、再提供の禁止および事故時の責任分担等の契約の締結により、個人情報に関する当会と同等の取扱いが担保されている受領者に対して提供を行う場合
  3) 受領者が当該個人情報についてあらためて、「3.個人情報の取得および利用に関する措置」(1)から(5)に関する事項を提供し、本人の同意を得る措置をとることが明白な場合
  4) 組合の事業の範囲内であり、かつ本人の保護に値する利益が侵害されるおそれのない提供を行う場合

 

(3) 利用目的の範囲を超えて個人情報の提供を行う場合は、本人に対して少なくとも、「3.個人情報の取得および利用に関する措置」(1)から(5)に関する事項を書面により通知し、本人の同意を得ます。ただし、すでに本人が、当該事項通知を受け包括的な同意を与えていることが明白な場合はこの限りではありません。

5.個人情報の適正管理
(1) 個人情報保護の責任者は専務理事です。責任者のもとに個人情報を取り扱うチームには個人情報の管理のために管理者を置きます。管理者は、この個人情報保護方針を理解し遵守するとともに、個人情報の取り扱いに従事する職員にこれを理解させ遵守させるための教育訓練、取り扱いルールの整備、安全対策等の措置を実施します。

(2)個人情報の取得、利用および提供にかかわる職員は、法令の規定、就業諸規則、この個人情報保護方針または各チームで定めるルールおよび管理者の指示した事項に従い、個人情報の秘密の保持に充分な注意を払い、その業務に従事します。

(3)個人情報は利用目的に応じた範囲内において、正確、最新の状態で管理します。利用目的の終了した個人情報は、別途定める方法により廃棄します。

(4)個人情報への不当なアクセス又は紛失、破壊、改ざん、漏洩等に対して、技術面および組織面において合理的な安全策を講じます。

(5)情報処理を委託する等のために個人情報を外部に預託する場合は、十分な個人情報の保護水準にある委託先を選定し、契約等の法律行為により個人情報の秘密の保持、再提供禁止および事故時の責任分担を担保します。また、当該契約書等は別途定める期間にわたり保存します。

6.自己情報に関する権利
(1)本人から自己の情報について適切な方法で、かつ正当な理由により開示を求められた場合は、原則としてこれに応じます。また、個人情報に誤りがあり、訂正または削除を求められた場合は、すみやかに応じ、訂正または削除を行った場合には、その結果を可能な範囲で当該個人情報の受領者に対して通知します。

(2)既に保有している個人情報について、本人から自己の情報についての利用または第三者への提供を拒まれた場合は、これに応じます。ただし、公共の利益の保護のために必要な場合、および個人情報の開示の対象となる第三者の法令にもとづく権限の行使または義務の履行のために必要な場合はこの限りではありません。

7.その他
(1)通信ネットワークを利用して個人情報を取得または提供する場合には、当該本人への通知および同意は、書面に代えて、データの送受信の方法によって行うことがあります。

(2)当会の役職員にかかわる個人情報についても、この個人情報保護方針にしたがって取り扱います。

(3)この個人情報保護方針の改定は、専務理事が行い、理事会に報告するものとします。

2004年12月9日 大分大学生活協同組合 理事会議決

 

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